Fin septembre 2024, un nouveau support de communication, la newsletter « Tout l’agenda des événements », a fait son apparition. Son objectif : améliorer le partage d’informations en centralisant la diffusion des événements destinés à l’ensemble de la communauté INSA, tout en réduisant le nombre d’emails envoyés.

À la suite de l’enquête menée par le groupe de travail CVT sur les animations et canaux de communication, deux besoins ont été identifiés :

  1. Un rendez-vous hebdomadaire pour un partage synthétique des événements de la semaine.
  2. Une visualisation calendaire des événements programmés sur les prochains mois.

Pour répondre à ces attentes et optimiser la participation aux événements, des évolutions sont proposées :

Format et fréquence de la newsletter « Tout l’agenda des événements »

À partir du vendredi 21 mars, la newsletter deviendra hebdomadaire. Envoyée chaque vendredi par email, elle regroupera de manière concise les événements prévus pour la semaine à venir, classés par ordre chronologique et sans mise en avant particulière.

Programmation des événements : BlueMind « Calendrier Événements INSA »

Les personnels peuvent consulter ce calendrier via leur agenda BlueMind. Pour ceux utilisant un autre client de messagerie (Google, Outlook, etc.), l’import/export du calendrier est possible en suivant les tutoriels réalisés par le CSN :

Un lien URL vous sera fourni prochainement.

Avant de programmer votre événement, consultez ce calendrier pour éviter les chevauchements et limiter la surcharge sur une même période.

Un calendrier des événements accessible à tous

Seuls les personnels ont accès au « Calendrier Événements INSA » via BlueMind. Cependant, une page « Calendrier des événements » est accessible sur Hebdo INSA par tous, étudiants et personnels.
Cette page prendra prochainement la forme d’un calendrier interactif similaire à celui de Bib’INSA.

Collecte des événements pour intégration dans la newsletter et le calendrier

Seuls les événements respectant les critères suivants seront diffusés sur ces deux supports :

  • Événements ouverts à tous, ou à l’ensemble des étudiants ou à l’ensemble des personnels, sans restriction à une année, un département ou une subdivision spécifique.
  • Événements présents dans le « Calendrier Evènements INSA » BlueMind :
    • Événements pour lesquels les champs obligatoires suivants auront été renseignés : titre, organisateur, horaires, lieu et audience cible (ouvert à tous, réservé aux étudiants ou aux personnels).
    • Champs optionnels mais vivement conseillés : un court descriptif (+/- 135 caractères) et un lien URL pour plus d’informations et inscriptions.
    • Envoyer un email à evenement@insa-toulouse.fr avec uniquement la date de votre événement en objet du mail.

Enfin, veuillez noter qu’une charte sur l’utilisation des canaux de communication pour la diffusion des événements est en cours de rédaction.

Pour toute question, vous pouvez contacter : servicecom@insa-toulouse.fr