Le Contrôle Interne Budgétaire et Comptable (CIBC) est une démarche qui vise à évaluer les risques au sein des processus budgétaires et comptables et mettre en place des actions en vue de les réduire.

Les processus budgétaires et comptables couvrent de nombreuses activités : le budget (construction et suivi), les dépenses, les recettes, le suivi des conventions de recherche et de formation, la gestion des biens (immobilisations) et des stocks, le suivi des éléments comptables (gestion de la trésorerie, travaux de fin d’exercice, compte financier…). Il comprend aussi la gestion du système d’information financier et comptable, l’accompagnement et l’assistance fonctionnelle des utilisateurs.

De nombreux agents et tous les services, départements, centres et laboratoires de l’INSA sont donc impliqués dans les processus budgétaires et comptables.

Ainsi par exemple, on peut citer comme risques :

  • dépassement des délais de paiement et paiement d’intérêts moratoires ;
  • émission et recouvrement de titres de recettes ou de factures hors délais ;
  • dépassement de crédits en cas de commandes hors du SI (système d’informations).

Le dispositif vise donc à sécuriser l’intégralité de la chaîne financière. C’est une obligation réglementaire (décret GBCP n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 et arrêté du 17 décembre 2015 : “cadre de référence des CIBC”).

Pour développer la démarche CIBC à l’INSA Toulouse, un Comité de pilotage : COPIL CIBC a été constitué en janvier 2023.  Il se compose de 5 membres : Julien Saint Laurent (DGS), Stéphanie Payet (Directrice des services financiers / Agent comptable), Fabienne Stéphan (Adjointe DAF), Virginie Miquel (Adjointe AC) et Sandrine Vaquette (référente CIBC). En fonction des sujets, le COPIL peut solliciter des experts métiers. Des groupes de travail sont mis en place pour construire les outils.

Après une première phase d’analyse de l’existant et de construction des premiers outils (cartographie des processus budgétaires et comptables, OFN – Organigramme Fonctionnel Nominatif…), une prochaine phase débutera à partir du printemps 2024. Pour chaque processus, 3 ateliers de travail seront organisés (1 atelier tous les 15 jours).  Durant ces ateliers, des représentants des processus réfléchiront ensemble à leurs activités afin d’identifier les risques majeurs liés à leur travail, les évaluer et envisager des actions en vue de les maîtriser (quels dispositifs pour améliorer l’organisation, la documentation, la formation, l’information et la traçabilité).

Des représentants de chaque étape du processus seront donc sollicités pour participer à ces ateliers. L’objectif est que l’ensemble des processus budgétaires et comptables soit examiné en 3 ans.

Les enjeux de cette démarche sont de :

  • Renforcer le pilotage ;
  • Détecter et limiter l’impact de tout dysfonctionnement par rapport aux objectifs fixés ;
  • Sécuriser les actes de gestion sans les alourdir.

Le CIBC est d’autant plus important qu’à compter du 1er janvier 2023 le nouveau régime de la responsabilité financière des gestionnaires publics (RGP) est entré en vigueur. Il est donc important de renforcer les dispositifs de maîtrise des risques à l’INSA afin de sécuriser toute la chaîne de la dépense et de la recette.

Enfin, on peut noter que le CIBC fait partie de la palette des outils de pilotage de l’établissement au même titre que le contrôle de gestion ou la démarche qualité.

Vous trouverez dans l’intranet/GEDIT dans la rubrique du service financier, les documents de présentation de la démarche CIBC ainsi que les premiers documents construits.
(GEDIT l’intranet administratif / 10-service financier, marchés, misions déplacements, CIBC/ CIBC Contrôle Interne Budgétaire et Comptable)

Contacts : COPIL CIBC

Julien Saint-Laurent, DGS : julien.saint-laurent@insa-toulouse.fr

Stéphanie Payet, Agent comptable /Directrice des services financiers : spayet@insa-toulouse.fr

Fabienne Stéphan, Adjointe DAF : fstephan@insa-toulouse.fr

Virginie Miquel, Adjointe AC : miquel@insa-toulouse.fr

Sandrine Vaquette, Référente CIBC : vaquette@insa-toulouse.fr