Cher(e)s collègues,

Dans le cadre du chantier transversal “Améliorer le cadre de vie et les conditions de travail des communautés” qui s’inscrit dans le contrat pluriannuel de l’INSA avec l’État pour 2021-2026, l’INSA souhaite développer les pratiques collaboratives (gestion du télétravail/travail à distance, rédaction d’un document à plusieurs, gestion d’une réunion en visioconférence, échanger/transmettre) de ses personnels et étudiants. L’INSA a ainsi engagé une démarche d’accompagnement au changement en la matière et un plan de formation est en cours de construction afin de commencer à impulser le déploiement progressif de bonnes pratiques collaboratives.

Pour permettre le développement de ses pratiques, l’INSA de Toulouse, comme d’autres écoles du groupe (INSA Strasbourg, CVL, Rouen, Rennes), a fait le choix d’utiliser la plateforme collaborative Office365 et en particulier Teams. Ces outils sont hébergés dans le cloud Microsoft.

Pour faciliter l’usage d’Office365, le CSN va mettre en place une synchronisation sur certaines données des usagers de l’INSA vers le projet INSA Toulouse dans ce cloud :
– nom, prénom de la personne
– adresses mails INSA associés au compte de la personne
– structure d’appartenance (service, département, laboratoire)
– statut de la personne (étudiant, personnels rémunérés par l’établissement, personnels hébergés, etc.)

Ces informations permettront aux usagers de se connecter directement à cette plateforme avec leur mail et mot de passe INSA (qui n’est pas transmis lors de la synchronisation)

Ces données sont hébergés dans un datacenter de Microsoft située dans l’Union Européenne et soumis au règlement général de protection des données (RGPD).

Ces évolutions feront l’objet d’une présentation en CHSCT du 12 avril 2022.

Note du RSSI :

Les documents faisant l’objet de l’activité dans un laboratoire classé en ZRR relèvent par défaut de la classification “Diffusion Restreinte” (Instruction Interministérielle 901) et ne peuvent faire l’objet de partage sur cette plate-forme collaborative.

Il n’y a pas d’interdiction pour les autres laboratoires mais afin de pouvoir respecter les engagements de confidentialité éventuellement signés par l’INSA, la direction déconseille d’utiliser Office365 pour l’échange et le partage données susceptibles de protection ou de valorisation, et ce quand bien même Office365 réponde aux exigences du RGPD. Une diffusion non intentionnelle de résultats via Office365 pourrait en effet porter préjudice à leur protection et valorisation.

Bien cordialement.

Bertrand RAQUET, Directeur