Le contexte de confinement que nous vivons, assorti du caractère d’urgence lié à certaines tâches collectives ou demandes, a conduit à une explosion du nombre de courriels.
Difficile de s’y retrouver, dans une boîte aux lettres saturée, entre les courriels associés à une tâche urgente et qui exigent une réponse immédiate, ceux qui sont associés à une tâche qui peut attendre mais ne doivent pas être oubliés, les courriels de simple information, les courriels dont on est en copie sans en comprendre d’emblée la raison, les invitations à une réunion, les courriels perso, les spams…
Si nous avons tous acquis une certaine faculté à faire ce tri quotidiennement, une boîte saturée peut conduire à des pertes de concentration et d’efficacité et s’accompagne du stress lié à la crainte d’oublier une tâche importante et au sentiment de jamais parvenir à en réduire la taille.
En outre, le mail, outil pratique de transmission d’information, est devenu au fil des années, et ce pour le pire, un outil de gestion de projet, voire de stockage de documents.
Le sujet des pratiques de partage d’information et de travail collaboratif est vaste. Les changements de pratiques s’opèrent sur le moyen terme et passent par le choix, le déploiement d’outils et la formation des personnels à ces outils.
Dans l’attente de cette réflexion d’établissement, nous vous proposons quelques principes et recommandations destinés à court terme à faciliter la gestion des « petits projets » à l’échelle de l’établissement et ainsi à réduire le nombre de courriels.
N’hésitez pas à vous en emparer !
Bonne lecture.
Le service communication, OpenINSA et le CSN
