1 : Mesures immédiates :

À compter de ce jour, lundi 16 mars, tous les agents doivent rester à domicile sauf ceux directement concernés par le plan de continuité et qui ont été expressément sollicités par la direction de l’établissement.

Rappel : La mise en place du plan de continuité détermine les personnes qui sont indispensables en présentiel sur l’établissement et ceux qui sont mobilisables, ceci afin d’assurer la continuité du service public.

Le responsable de département, laboratoire et service sera en mesure de solliciter les agents de sa structure concernés par le plan de continuité d’activité (en amont, le dispositif aura été validé par la direction de l’établissement). Si vous êtes concerné, vous serez donc directement contacté par mail ou téléphone par votre responsable de structure. En l’absence de contact, vous devez rester à domicile.

2 – Mesures déployées dans le temps :

Tout ce qui peut être fait en télétravail ou en travail à distance doit être fait en télétravail ou en travail à distance.

Les modalités de mise en place de ces dispositifs seront définies progressivement et mises à jour en fonction de l’actualité. Il convient cependant d’être vigilant sur les modalités d’organisation afin de respecter les règles de sécurité informatique.

Si vous êtes concerné par la mise en place de ces activités, vous serez contacté par votre responsable de structure. Il convient donc d’être joignable par mail et ou téléphone.

Il est rappelé que ces mesures sont prioritairement applicables aux personnes suivantes :

• Les parents d’enfants de moins de 16 ans qui doivent en assurer la garde
• Les femmes enceintes
• Les personnes dont la santé est fragile : personnes souffrant d’affection de longue durée, personnes présentant une insuffisance rénale, cardiaque ou respiratoire, une cirrhose, des risques cardiovasculaires, un diabète insulinodépendant ou présentant des complications, une obésité chronique ou une immunodépression.

TÉLÉTRAVAIL

Les agents titulaires d’un contrat de télétravail bénéficient jusqu’à nouvel ordre d’une extension des jours télétravaillés correspondant à leur quotité de travail habituelle (par exemple 5 jours pour un agent travaillant à 100 %, 4 jours pour un agent travaillant à 80%). En cas de difficulté, l’avis de la Directrice des Ressources Humaines sera sollicité.

TRAVAIL À DISTANCE :

Les agents qui ont des activités réalisables à distance, qui disposent ou non d’un ordinateur portable attribué par l’INSA, travailleront à distance.  Il convient de solliciter l’avis de son responsable (N+1) sur les tâches pouvant être réalisées à distance en veillant à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité. En cas de difficulté, l’avis de la Directrice des Ressources Humaines sera sollicité.

Agents qui n’ont pas d’activités qui sont réalisables à distance : Autorisations Spéciales d’Absence (ASA) :

Ils seront couverts par une autorisation spéciale d’absence (ASA).  L’autorisation spéciale d’absence ne donnera pas lieu à jour de carence.

Agent en arrêt maladie :

Il convient de maintenir la gestion des arrêts de maladie ordinaires. Tout agent malade doit consulter son médecin traitant qui lui délivrera si nécessaire un arrêt maladie.

Le service ressources humaines de l’INSA gérera au cas par cas les différentes situations recensées par les responsables de structures. La Directrice des Ressources Humaines sera sollicitée pour toutes situations particulières.

Afin de pouvoir acter le caractère médical de la situation, l’avis du médecin de prévention sera sollicité par la DRH. Il convient donc de signaler par mail à dejeanm@insa-toulouse.fr toutes ces situations médicales particulières. La DRH reviendra vers l’agent et les responsables de départements, laboratoires et services pour leur communiquer cet avis.

Modalités d’organisation :

• Chaque responsable de structure est invité à remonter à la DRH, chaque jour à 11 heures, le tableau d’activités joint.
• Chaque responsable de structure veille à être en relation avec ses agents pour organiser quotidiennement l’activité.
• Toutes les formations des personnels qui devaient être assurées jusqu’au 19 avril 2020 sont annulées.
• Les agents sont informés qu’il ne sera pas possible de se connecter par le Web à HAMAC (pour des raisons informatiques). Toute demande de congés annuels doit impérativement être recensée par le responsable de structure. La saisie, si elle est possible, sera faite par le N+1, ou de manière rétroactive par l’argent à la reprise d’activité.

En cas de difficultés, vous pouvez contacter la DRH à dejeanm@insa-toulouse.fr pour toutes situations particulières.