La gestion des stages

La gestion des stages de 1^re, 4^ème et 5^ème année, dans le cadre du plan de continuité pédagogique

Les enseignants sont à pied d’œuvre depuis le début de la crise et ont déployé un plan de continuité pédagogique qui permet aux étudiants de poursuivre leur scolarité, grâce aux cours distants.

La question des stages est au cœur de la poursuite pédagogique, connaissant de nombreux aléas liés à la situation particulière que nous connaissons. Nombreuses sont les entreprises qui rencontrent des difficultés économiques. Elles doivent pour certaines réorienter leurs activités, toutes doivent adapter leurs conditions de travail….

Pour aider les étudiants, l’INSA Toulouse se mobilise afin de pouvoir faciliter, proposer ou financer des stages, notamment à destination de certains étudiants de 4^ème année qui ne pourraient pas être accueillis dans les entreprises comme prévu. Des réflexions sont également en cours avec les laboratoires en tutelle ou en convention avec chaque INSA.

La direction de l’établissement interroge ses partenaires sur ce même sujet. INSA Alumni Toulouse s’est également mobilisé en collaboration étroite avec la Direction de l’école et la Direction des Relations Entreprises et Alumni pour mettre en place une collecte exceptionnelle de stages de 4^ème année auprès des anciens élèves. Ainsi, 49 stages ont déjà été récoltés (dont 33 possibles en télétravail partiel et 15 possibles en télétravail total). La recherche de stages continue, https://insa-alumni-toulouse.typeform.com/to/U30oTu.

En parallèle, un système de suivi des stages récoltés par département et actualisé en temps réel a été mis en place, ainsi qu’une procédure permettant aux étudiants de postuler sur les stages proposés.

Des réflexions sont par ailleurs en cours avec des ONG partenaires, notamment le Comité International de la Croix Rouge et Handicap International (Humanité et Inclusion) ainsi qu’avec des Think Tank comme The Shift Project pour proposer des stages qui feraient sens par rapport à la crise sanitaire actuelle ou la nécessité de penser un avenir plus responsable.

Pour information ou pour rappel, voici les modalités de stages, pour les 1^re, 4^ème et 5 années telles qu’elles ont été revues pour s’adapter au contexte actuel, à la difficulté de trouver un stage ou d’être accueilli dans la structure envisagée (validation par le CA du 30/05/2020).

En 1^re année

Le stage de 1^ère année perd son caractère obligatoire, mais il reste fortement conseillé et donnera lieu à évaluation. Les étudiants disposant d’une convention de stage ou d’un engagement par un organisme d’accueil doivent les confirmer. Les autres étudiants sont incités à poursuivre leurs recherches et candidatures. En cas de candidatures infructueuses constatées sur la base de justificatifs, un travail de substitution au rapport de stage et une soutenance seront mis en place selon des modalités proposées par le CSH.

Il convient de ne pas autoriser de départ à l’étranger et de proposer un report avec une date de début de stage possible jusqu’au 3 août. Le stage est réalisé en France, en veillant à respecter les règles de sécurité (éventuelles zones exclues, etc.).

Exceptions :

• Pour les étudiants de nationalité étrangère, ils pourront faire leur stage dans la même région que leur résidence principale.
• Pour les stages en Outre-mer, ces derniers sont réservés aux étudiants dont la résidence principale est située dans la même région ultramarine que le stage.

En 4^ème année :

Il convient de ne pas autoriser de départ à l’étranger. Si la condition de durée minimale du stage est levée, il est fortement conseillé de privilégier une durée de stage de 2,5 mois minimum entre juin 2020 et fin septembre 2020. En cas d’impossibilité d’obtenir un stage d’une durée de 2,5 mois minimum, l’étudiant doit se rapprocher du responsable des stages de son département pour évaluer la faisabilité d’un tel stage tant au niveau pédagogique que financier (pour mémoire, la gratification de stage n’est légalement obligatoire qu’à partir d’une durée de stage supérieure à 2 mois). Le stage doit être réalisé en France, en veillant à respecter les règles de sécurité (éventuelles zones exclues, etc.).

Exceptions :

• Pour les étudiants de nationalité étrangère, ils pourront faire leur stage dans la même région que leur résidence principale.
• Pour les stages en Outre-mer, ces derniers sont réservés aux étudiants dont la résidence principale est située dans la même région ultramarine que le stage.

Dans la mesure du possible, il convient de privilégier un stage qui ne soit pas en totalité en travail à distance. Un stage intégralement en travail à distance peut être autorisé après évaluation attentive de l’opportunité par les responsables de stages des départements.

Des projets d’expériences de professionnalisation internes à l’INSA (dans les services ou les unités de recherche) peuvent êtres substitués aux stages.

En 5^ème année et masters : 

Conduite à tenir pour les stages interrompus du fait que les conditions de sécurité ne peuvent plus être assurées par l’organisme d’accueil :

1. Proposer un report du stage avec une date de reprise convenue avec l’organisme (échanges de mails des référents pédagogiques et de l’organisme d’accueil portée à la connaissance du service SVE). L’avenant à la convention est alors signé dès que possible. Si un report de fin de stage est validé, pour tout stage non commencé au 1^er mai 2020, la date limite maximale de fin de stage est fixée au 31 décembre, par dérogation à la date de fin de l’année universitaire 2019-2020. Les étudiants concernés bénéficient d’une prolongation automatique et sans frais de leur inscription administrative. La durée maximale de stage ne pourra dépasser 6 mois.

2. Proposer que la poursuite du stage à domicile soit exceptionnellement autorisée à condition qu’il donne lieu à une approbation écrite et commune (échanges de mails) des référents pédagogiques et de l’organisme d’accueil portée à la connaissance du service SVE.  Le stage à domicile nécessite en effet :

•       Que le stagiaire soit, quoique à domicile, sous l’autorité de l’organisme d’accueil ;
•       Que le stagiaire se conforme aux dispositions de la convention de stage sans vaquer librement à ses occupations ;
•       Que l’ensemble des parties signataires de la convention de stage soit d’accord.

Si un report de fin de stage doit également être proposé, pour tout stage non commencé au 1^er mai 2020, la date limite maximale de fin de stage est fixée au 31 décembre, par dérogation à la date de fin de l’année universitaire 2019-2020. Les étudiants concernés bénéficient d’une prolongation automatique et sans frais de leur inscription administrative. La durée maximale de stage ne pourra dépasser 6 mois.

L’avenant à la convention est alors signé dès que possible (en fonction du travail à distance réalisable).

3. Si la poursuite du stage à domicile n’est pas envisageable par l’organisme ou l’étudiant : il convient au référent pédagogique de mettre fin au stage. L’avenant à la convention est alors signé dès que possible.

Dans la mesure du possible, et à l’appréciation du référent pédagogique, il est attendu que la partie du stage réalisée fasse l’objet d’une évaluation conforme aux évaluations classiques de stages.

Principes communs :

• Si le stage est reporté, la partie du stage suspendue est déduite du nombre de semaines de stage.
• La production des avenants impliquant un délai de traitement important, les avenants visant à éviter des pertes/suspensions de gratification sont prioritaires.
• La soutenance devra être opérée au plus tard lors de la dernière semaine de stage. Pour les stages se terminant avant l’été, la soutenance a lieu en distanciel.

Contact : Chloé Mauroy, directrice des études et de la formation, dir-etudes@insa-toulouse.fr